Özlük dosyası için gerekli evrakların temin edilmesini sağlamak, düzenli bir şekilde ve güncel olarak saklamak insan kaynakları departmanının en önemli görevlerinden biridir. İşe başlayacak olan her personele özlük dosyası oluşturulur. Sadece işe yeni girişte değil, personel için işe devam ettiği sürece özlük dosyası için gerekli evrakların güncellenmesi ve takibi devam eder. Bu yazımızda özlük dosyasına ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair bilgiler paylaştık.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” ifadesi yer alır. Özlük dosyası çalışanın o iş yerinde çalıştığının, işçinin çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, yazışmayı içeren belgelerden oluşmaktadır.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

Departmanlara ait tüm çalışanlar için birer klasör açılır ve bu klasörün başlığına personelin “Adı Soyadı” yazılır. Dosyasına eklenmesi gereken evrakların bir listesi çıkarılır ve liste sıralaması her personel için aynı şekilde takip edilir. Her klasöre evraklar için kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir. İşe devam ederken ve işten ayrılma durumuna göre bulunması gereken evraklar eklenir. İş kanununda bir şekil şartı belirtilmemiştir.

Kırtasiyelerden alınacak herhangi bir dosya veya klasörle özlük dosyası oluşturulabilir. Buna karşın özlük dosyası tutulması zorunludur ve eksik evraklar idari para cezasına neden olabilir.

Personel Özlük Dosyasında Hangi Evraklar Olmalıdır?

  • Özgeçmiş
  • İş başvuru formu
  • İş başı eğitim formu / oryantasyon formu
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İkametgâh belgesi
  • Diplomaların fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • Sağlık raporu
  • İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
  • Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Kan grubu kartı
  • Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler
  • Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
  • Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
  • 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
  • Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir